De ZZP’er en de fiscale administratie/informatieplicht

10 september 2015

De fiscale administratie

Wat is er nu anders aan de fiscale informatieplicht bij een ZZP’er zul je denken?

In eerste instantie is dat niet veel anders dan hoe elke ondernemer zijn administratie dient op te zetten. Afhankelijk van het soort bedrijf, of nog beter gezegd de wijze waarop de ondernemer zijn administratie organiseert, kan de opzet van de fiscale administratie verschillen. Tegenwoordig werken we zakelijk met gratis “webbased e-mail”, Dropbox, Facebook, Twitter, LinkedIn, de digitale agenda van onze mobiele telefoon, etcetera.

informatie_fd

 

 

 

 

 

 

 

De hoofdregel
De hoofdregel van de fiscale informatieverplichting komt neer op het feit dat alles ter inzage moet worden gegeven, behalve stukken die slechts zuiver privé van aard zijn, zoals bijvoorbeeld

  • medische gegevens van het personeel,
  • privécorrespondentie
  • privé-e-mail
  • Eventueel extreem geheime bedrijfsgegevens, zoals een bepaalde receptuur

De praktijk is echter weerbarstiger dan de theorie. Veel zzp’ers werken bijvoorbeeld met een e-mailadres voor zakelijke en persoonlijke doeleinden, als dit niet gescheiden wordt bewaard moet in eerste instantie alle e-mail ter inzage worden verstrekt.

Een praktijkvoorbeeld
Onlangs vertelde een klant mij dat hij tijdens een belastingcontrole vorig jaar zijn gehele e-maildata had overgedragen aan de fiscus inclusief zijn privécorrespondentie, omdat hij zijn privé e-mailadres gebruikte voor zakelijke en privécorrespondentie. Hij zat toen bij een andere boekhouder en die boekhouder realiseerde zich niet dat dit wellicht niet wenselijk kon zijn voor de klant, helaas.

Conclusie
De invloed van ICT op bedrijven is enorm. Naast een boekhoudsoftware of MS Excel gebruiken we ook veel social media, cloud-servers wat nog meer.

Bij het gebruik ervan moeten we ons te allen tijde realiseren dat ‘social media’-profielen meegelezen mogen worden door de fiscus en zakelijk gebruik ervan vrij snel leidt tot een verplicht onderdeel van je fiscale administratie.

 

Awinaash Ramadhin

Specialist Fiscaal Recht en Risicomanagement